Las intermitencias en la recepción de documentos electrónicos por parte de la DIAN generaban bloqueos en los registros de facturación en las empresas, como por ejemplo Facturas de venta que se registraban en la DIAN pero no en ITS debido a que no se recibía respuesta de aprobación por parte de esta entidad.
Con esta nueva actualización de ITS Software, las Facturas de Venta Electrónica y Documentos Soportes se registrarán en el sistema cuando se presenten las intermitencias de la DIAN, de esta forma el proceso de ventas de las empresas no se ve afectado.
¿Qué pasa entonces cuando se presente intermitencia por parte de la DIAN?
ITS Software intentará enviar el documento electrónico a la DIAN, sin embargo, si la respuesta por parte de esta entidad demora más de 2 minutos el documento se registrará en el software, y en pantalla se mostrará un mensaje indicando que el documento fue guardado sin validación DIAN por exceder el tiempo de espera, como se muestra a continuación:
Si se da clic en el botón Consultar se podrá listar el documento. Se mostrará en pantalla que el documento electrónico fue registrado sin validación DIAN.
Podrá ser impreso, sin embargo, en el comprobante ticket se añadirá un mensaje en el cual se notifica al cliente el estado del documento y que será enviado una vez sea transmitido a la DIAN, y en el de PDF se añadirá una marca de agua indicando que es un documento sin validación.
De esta forma el registro de documentos no se afectará, pero será necesario transmitir a la DIAN los documentos que se registraron sin validación una vez la intermitencia se haya superado. ITS notificará cuando existan documentos pendientes por transmitir, no solo por Factura de Venta Electrónica y Documento Soporte, también avisará si existen documentos sin validación de Contingencia Tipo 03 o 04. Esta notificación se mostrará cada vez que el usuario, estando en facturación, actualice la ventana.
En caso de que sea un usuario que no sea el responsable de transmitir a la DIAN los documentos, podrá posponer la notificación 1, 4 o 8 horas.
Para transmitir a la DIAN los documentos pendientes de validación, existen dos formas:
- Si el documento sin validación tiene la misma fecha del día, se podrá realizar directamente desde facturación listando el documento y dando clic en Enviar DIAN.
- Si el documento sin validación tiene una fecha anterior al momento en que se transmitirá a la DIAN, deberá hacerse desde el formulario de Verificador de Documentos
. Para ello será necesario que previamente el usuario cuente con dicho formulario. Luego deberá dar clic en Consultar sobre el mensaje de notificación.
Con esto se abrirá el verificador de documentos mostrando en pantalla los documentos sin validación e indicando un mensaje informativo recordando transmitirlas a la DIAN lo más pronto posible, de la siguiente forma:
Para transmitirlas, es necesario dar clic en Aceptar sobre el mensaje para cerrar el mensaje. Luego se seleccionan los documentos a transmitir y posteriormente se da clic en Enviar DIAN.
Con ello el sistema iniciará la transmisión, mostrando un aprobado de color verde en cada documento.
Está nueva actualización no exime al facturador electrónico de transmitir la totalidad de facturas electrónicas a la DIAN, se recomienda hacer esos envíos todos los días en los casos que hayan quedado documentos sin validación DIAN.
Descubre más sobre la solución propuesta en el siguiente video 👇:
Esta actualización ya está disponible para las empresas que están bajo la modalidad nube. Las empresas que estén en la modalidad servidor y deseen tener esta mejora, deben solicitarla por correo o contactando a un asesor de soporte ITS.
Realizado por:
Rafael Ortiz
