¿Qué es el control de inventarios?
El control de inventarios es el proceso de supervisar y gestionar las existencias de productos y materiales de una empresa. Su objetivo es mantener el equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda, asegurando que haya suficiente producto para satisfacer a los clientes sin excederse y generar costos innecesarios. Esto incluye registrar entradas y salidas de inventario, realizar auditorías periódicas, y utilizar sistemas y herramientas para prever necesidades futuras.
Importancia y beneficios de la gestión de inventario
La correcta gestión de inventarios es fundamental para asegurar que la oferta de productos esté alineada con la demanda del mercado en un periodo determinado. Esto permite mantener un equilibrio adecuado entre la disponibilidad de artículos y la inversión, evitando pérdidas económicas tanto por exceso de inventario (que genera costos de almacenamiento y riesgo de obsolescencia) como por la falta de inventario (que puede resultar en pérdidas de ventas y clientes insatisfechos).
Además, el inventario tiene un impacto directo en el flujo de caja de la empresa. Una gestión eficiente de inventarios facilita un flujo de caja más rápido, lo que mejora la liquidez y la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras. De esta manera, una adecuada administración de los inventarios no solo optimiza los recursos, sino que también contribuye a la rentabilidad y estabilidad financiera de la empresa a largo plazo.
Modelos de inventarios
Un modelo de inventarios es una estrategia o conjunto de métodos utilizados para gestionar y optimizar el inventario de una empresa. Ayuda a determinar la cantidad óptima de productos a mantener en stock y cuándo reabastecerlos, minimizando costos y maximizando la eficiencia operativa.
| Nombre del Modelo | Explicación | Tipo de Negocio Adecuado | Ventajas | Necesidades Operativas |
| Modelo de Lote Económico (EOQ) | Determina la cantidad óptima de pedido que minimiza los costos totales de inventario y orden. | Fabricación y venta al por menor | Minimiza costos de pedido y almacenamiento. | Análisis de demanda constante, cálculos de costo y optimización. |
| Modelo de Punto de Reorden (ROP) | Define el nivel de inventario en el que se debe realizar un nuevo pedido para evitar desabastecimientos. | Comercio y venta al por menor | Evita desabastecimientos y mantiene niveles adecuados de inventario. | Monitoreo constante del inventario, sistemas de alerta. |
| Modelo Just-in-Time (JIT) | Minimiza el inventario al recibir productos solo cuando son necesarios en el proceso de producción o ventas. | Droguerías, electrónica, industria automotriz | Reduce costos de almacenamiento, disminuye inventario obsoleto. | Proveedores confiables, logística eficiente y ágil. |
| Modelo de Inventario Perpetuo | Utiliza tecnología para mantener un seguimiento continuo y en tiempo real del inventario. | Comercio electrónico y tiendas físicas | Proporciona datos precisos en tiempo real, mejora la toma de decisiones. | Software de gestión de inventarios, implementación tecnológica. |
| Modelo de Revisiones Periódicas | Revisa el inventario a intervalos regulares y realiza pedidos para restablecer los niveles deseados. | Comercio al por menor y mayoristas | Flexibilidad en la planificación de pedidos, adaptabilidad a cambios en la demanda. | Programación de revisiones, recursos para auditorías regulares. |
Elementos que componen el proceso de gestión de inventarios
Se deben establecer las diferentes fases que formarán parte del proceso de gestión y detallar en qué consisten. Por ejemplo, cómo se realizará el control de las entradas de productos, la organización y accesibilidad de los productos, el establecimiento de los mínimos y máximos para cada producto, la periodicidad de los inventarios parciales o totales, y la revisión de informes.
Desde luego el proceso varía para cada empresa, puede contener más fases o menos según la actividad y estrategia de la empresa.
Gestor de inventarios
ITS SOFTWARE® se adapta a las demandas actuales de la gestión de inventarios, para optimizar el control de productos y mejorar la eficiencia operativa de las empresas. Gracias a su enfoque integral, permite un control preciso de los inventarios, simplificando procesos como el pedido, almacenamiento y venta.
Con ITS SOFTWARE ®, la gestión de inventarios se automatiza, facilitando la planificación de la producción, la previsión de demanda y la contabilidad. Esto asegura que las empresas mantengan el nivel adecuado de stock, evitando tanto la falta de productos como los excesos que generan costos innecesarios.
ITS SOFTWARE ® se adapta a cualquier tipo de empresa, con esta optimizando su flujo de caja y mejorando su liquidez, asegurando una gestión de inventarios eficiente y alineada con las demandas del mercado actual.
Conoce más sobre las funcionalidades de ITS SOFTWARE® en el siguiente video:
¿Cómo puedo ingresar un nuevo inventario en ITS SOFTWARE ®?
El inventario se puede cargar de acuerdo con la situación. Si se trata de una compra a un proveedor, los datos se registran mediante la opción ‘Factura de Compra’. Para cualquier otro caso, se utiliza la modalidad ‘Entrada de Almacén’ para registrar el ingreso de productos.”
| Opción de Ingreso de producto | Descripción |
| Factura de compra | Registra de manera detallada cada producto, especificando la cantidad, el costo, los impuestos aplicables y el flete (si corresponde). Opciones especiales: ° Empresas de medicamentos: inventario por lotes y vencimientos. ° Empresas de tecnología: stock por seriales en los artículos. ° Empresas de textiles: inventario por tallas y colores. |
| Entrada de almacén | Ingresa mercancía al inventario |
| Nota Crédito | Ingresa de forma automática los productos devueltos que correspondan a una nota crédito aplicada, ya sea de manera parcial o total. |
¿Cuáles son los eventos que disminuyen el inventario en ITS SOFTWARE ®?
Los documentos que descargan el inventario son: ‘Factura de Venta’, ‘Remisión de Venta’, “Nota Débito Cliente”, “Devolución de Compra”, ‘Traslado de Almacén’ y ‘Salida de Almacén’. Se debe utilizar el documento adecuado según el motivo específico que justifique la descarga del inventario.
| Opción | Descripción |
| Factura de venta | Documento validado por la DIAN que respalda la venta y se entrega al comprador, detallando el producto, la cantidad, el precio, entre otros elementos. |
| Nota débito cliente | Documento usado para reversar las notas crédito cliente (devoluciones de venta) |
| Devolución de compra | Registra las devoluciones de mercancía que se realizan a los proveedores, ya sea por errores en su despacho o averías. |
| Salida de Almacén | Registra las salidas de inventario, detallando el producto y la cantidad, utilizadas en casos de averías, pérdidas o hurtos. Esto permite reflejar la cantidad real de existencias en el inventario |
| Traslado de Almacén | Registra detalladamente el producto y la cantidad que se trasladan a un nuevo punto de almacenamiento o venta, realizando así un traslado interno de inventario. |
| Remisión de venta | Documento no validado por la DIAN que soporta la venta de manera provisional o para aquellos no obligados a facturar y desean llevar un control. |
¿Qué informes puedo usar en ITS SOFTWARE ® para tomar decisiones en cuanto el inventario?
| Nombre del Informe | ¿Qué contiene? | ¿Cómo lo puedo usar o que puedo concluir? |
| Informe de traslados de almacén | Muestra los movimientos de inventario realizados entre sucursales o bodegas, detallando el origen y destino, los artículos y cantidades trasladados y su valor. | Muy útil a la hora de auditar inventarios, revisando los usuarios que registraron los traslados, hacia donde los enviaron y qué movieron. |
| Inventario Actual | Muestra un listado de todos los artículos, detallando el inventario su inventario actual en cada sucursal o inventario. | Identifica los artículos con altos niveles de existencias y define acciones para promover su venta antes de que se deterioren |
| Informe de artículos por debajo del Stock Mínimo | Genera un listado de todos los artículos que tienen un inventario actual igual o por debajo del mínimo establecido. | Apoyo en la toma de decisiones al realizar un pedido, mostrando los artículos con bajo inventario y sugiriendo la compra oportuna de nuevas existencias |
| Ranking de artículos más vendidos | Visualiza los artículos que más veces se han vendido en un periodo, detallando las unidades vendidas de mayor a menor. | Analiza los productos más vendidos para determinar si es necesario aumentar el pedido, negociar mejores condiciones con el proveedor o incorporar productos similares. |
| Relación de artículos facturados | Muestra los artículos que más veces se han vendido en un periodo, detallando las unidades vendidas, el ingreso, costo y utilidad. | Analiza los productos más vendidos y con mayor utilidad para determinar si es necesario aumentar el pedido, negociar mejores condiciones con el proveedor o incorporar productos similares. |
| Rotación de artículos facturados | Genera un listado de los artículos vendidos en un periodo, mostrando las unidades vendidas mes a mes, su inventario actual, promedio de venta mensual, y la información del proveedor a quien se le compró la última vez. | Identifica los artículos con mayor promedio de ventas. Utiliza la información del ultimo proveedor para comparar condiciones con nuevas ofertas de otros proveedores. |
El Kardex y su importancia
El Kardex es una herramienta fundamental en la gestión de inventarios que permite llevar un registro detallado de los movimientos de entrada y salida de productos dentro de un almacén. Este registro es crucial para mantener un control preciso sobre las existencias, facilitando la trazabilidad del inventario y la toma de decisiones informadas y eficientes.
El Kardex es un sistema de tarjetas que registra cronológicamente todas las transacciones relacionadas con un producto específico. Cada tarjeta contiene información detallada como:
- Fecha y hora de la transacción
- Detalle del producto
- Tercero relacionado al movimiento (Cliente o proveedor)
- Cantidad de unidades ingresadas o retiradas
- Saldo actual
- Costo unitario, promedio y total
Existen dos tipos principales de Kardex:
- Kardex Manual: Este es el método tradicional donde las entradas y salidas de inventario se registran de forma manual en tarjetas físicas o en hojas de cálculo. Aunque este método puede ser efectivo, es propenso a errores humanos y consume mucho tiempo.
- Kardex Automatizado: Este método utiliza software especializado para registrar y actualizar automáticamente las transacciones de inventario. Este tipo de Kardex minimiza los errores humanos y ofrece una actualización en tiempo real de las existencias.
Con ITS SOFTWARE ® cuentas con un Kardex Automatizado, ofreciendo las siguientes ventajas:
- Precisión y Reducción de Errores: Al automatizar el registro de movimientos, se elimina la posibilidad de errores humanos, asegurando que la información sea precisa y actualizada.
- Ahorro de Tiempo: La automatización permite que los registros se actualicen en tiempo real, ahorrando tiempo valioso que puede ser utilizado en otras tareas críticas del negocio.
- Mejor Toma de Decisiones: puedes acceder a información precisa y actualizada en cualquier momento, lo que facilita el control de la trazabilidad y la toma de decisiones basadas en datos reales, ayudando a identificar tendencias, gestionar el stock y planificar mejor las compras.
- Integración con Otros Sistemas: ITS SOFTWARE ® se integra fácilmente con otros módulos, como la contabilidad, cartera, ecommerce, entre otros, proporcionando una visión integral del negocio.
Afectación en el impuesto sobre la renta
La disminución del inventario afecta el impuesto sobre la renta y complementarios, de acuerdo a con el art. 64. del Estatuto Tributario E.T.
Según este artículo, cuando se presenten faltantes de inventarios de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden reducirse hasta un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. En casos de fuerza mayor o eventos fortuitos, se pueden aceptar disminuciones mayores, siempre y cuando se demuestren los hechos que las originaron.
Serán deducibles las pérdidas o disminuciones de inventarios de fácil destrucción o extravío, siempre que se acredite la causa que originó la pérdida o destrucción. Esta deducción podrá aplicarse hasta un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial y las compras, siempre que el costo de los inventarios vendidos se determine mediante el sistema de inventario permanente.
Los inventarios dados de baja por obsolescencia y debidamente destruidos, reciclados o chatarrizados, serán deducibles del impuesto sobre la renta y complementarios (precio de adquisición + costos directamente atribuibles y costos de transformación en caso de que sean aplicables, se requiere como mínimo un documento donde conste la siguiente información:
- Cantidad
- Descripción del producto
- Costo fiscal unitario
- Costo fiscal total
- Justificación de la obsolescencia o destrucción
- Firma del representante legal o quien haga sus veces y las personas responsables de tal destrucción
- Demás pruebas que sean pertinentes.
¿Qué pasa si los inventarios se encuentran asegurados?
Cuando los inventarios estén asegurados, la pérdida fiscal deducible será la parte que no haya sido cubierta por la indemnización del seguro. Este mismo tratamiento se aplicará en los casos en que el valor de la pérdida sea asumido por un tercero.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo organizar mi inventario dentro de ITS SOFTWARE®?
Dentro del software organizas fácilmente tus productos. Debes tener presente la siguiente información al momento de ingresar un nuevo producto al sistema:
- Referencia: código de barras del artículo
- Detalle: nombre del artículo
- Categoría: clasificación o grupo
- Impuesto: gravamen en la venta, ejemplo IVA 19%
- Costo: valor de compra con el proveedor
- Precio: valor a como se vende
¿Debo contratar una persona para esto?
No necesariamente, pero si debes tener claro que al menos una persona cuente con la responsabilidad o función de alimentar el SOFTWARE con los diferentes movimientos que afectan el inventario.
¿Puedo escoger los documentos que afecten el inventario?
Sí, es posible excluir ciertos documentos para que no afecten el inventario, de acuerdo con la estrategia o parámetros que la empresa decida. Por ejemplo, la empresa ABC emite una remisión de venta al cliente como documento provisional. Con este documento, el cliente se acerca a la caja para pagar y se le expide la factura de venta. Por ello, la empresa ABC solicita que el documento “Remisión de venta” no afecte el inventario, evitando así una doble salida del producto.
¿Puedo manejar seriales dentro del inventario?
¡Por supuesto! Puedes manejar seriales dentro del inventario. Esto te permitirá tener un control más detallado y preciso de cada unidad de producto, facilitando la trazabilidad y el seguimiento desde su ingreso hasta su salida del inventario. Además, manejar seriales puede ayudarte a gestionar garantías, devoluciones y servicios postventa con mayor eficiencia.
¿Puedo manejar tallaje y colores?
¡Por supuesto! Puedes gestionar tanto el tallaje como los colores de manera eficiente. Esto significa que, al manejar tu inventario, podrás clasificar los productos por tamaños y por colores, facilitando así la organización y el control de existencias. Por ejemplo, si tienes camisetas, podrías tener un registro de cuántas tienes de cada talla (S, M, L, etc.) y de cada color (rojo, azul, negro, etc.). Esto no solo mejora la precisión del inventario, sino que también te ayuda a tomar decisiones informadas sobre reabastecimiento y promoción de productos específicos.
¿Puedo asignar restricciones para no facturar un producto que no tenga existencia?
¡Claro! Puedes establecer restricciones para asegurarte de no facturar productos que no tengan existencias, lo cual ayuda a mantener la precisión del inventario y evitar problemas con tus clientes por desabastecimiento de producto.
¿Quién debería ser responsable de la eficacia de la gestión de inventarios?
La responsabilidad puede distribuirse entre varios roles. Por ejemplo:
- Equipo de Ventas: para informar sobre la demanda y detectar productos faltantes.
- Compras: para asegurar que los niveles de stock se mantengan adecuados.
- Finanzas: para monitorear los costos y optimizar el flujo de caja.
- Operaciones: para coordinar el almacenamiento y manejo del inventario.
La clave es asegurar una buena comunicación y coordinación entre todos los departamentos involucrados para mantener la eficacia en la gestión de inventarios.
Concluyendo, la gestión de inventarios nos da a conocer cuándo solicitar, cuánto pedir y dónde almacenar los productos. Ahora bien, para una gestión exitosa del inventario es importante definir el proceso, el cual incluye las fases y responsabilidades.
Si ya eres usuario de ITS y necesitas más información, contacta a un miembro de nuestro equipo de soporte. Si, en cambio, estás interesado en implementar ITS SOFTWARE®, haz clic en el botón para iniciar una conversación con uno de nuestros asesores.
Fuente:
https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/oficio_dian_0413_2018.htm
Realizado por:
John Nossa
