Los documentos equivalentes han sido modificados por la Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023, la cual estipula que se deberán implementar de manera electrónica, proceso similar al que conocemos para la Facturación Electrónica. De esta forma el tiquete P.O.S. se conocerá como documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
El documento electrónico equivalente debe ser generado por parte del vendedor de los bienes y/o servicios, y luego transmitido para su validación por parte de la DIAN, al igual que las notas de ajuste, según corresponda.
¿Quiénes pueden transmitir el documento equivalente electrónico?
Los sujetos que podrán generar y transmitir para validación el documento equivalente electrónico son quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalente electrónicos.
¿Qué es el CUDE?
Es la sigla de “Código Único de Documento Electrónico”, que consta de un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca las notas de ajuste y demás instrumentos electrónicos.
Beneficios del Documento Equivalente Electrónico
Otorga al adquirente derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), y como soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta y complementarios, siempre y cuando se encuentre correctamente identificado con nombre o razón social y número de identificación.
Calendario de implementación
La Resolución 000008, emitida el 31 de enero de 2024, alteró el calendario de implementación originalmente propuesto por la Resolución 000165 de 2023 para el documento equivalente electrónico del tiquete de la máquina registradora con sistema P.O.S. y otros documentos electrónicos.
| Grupo | Fecha de implementación | Calidad del contribuyente de renta y complementarios |
| 1 | 01 de mayo de 2024 | Grandes contribuyentes |
| 2 | 01 de junio de 2024 | Declarantes del impuesto |
| 3 | 01 de julio de 2024 | – No declarantes del impuesto de renta – Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas |
Los documentos equivalentes actuales solo se podrán expedir máximo hasta la fecha de límite de implementación del nuevo documento equivalente electrónico.
Otros documentos equivalentes
| Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación |
| Servicios públicos domiciliarios Tiquete de transporte de pasajeros El extracto | 01 de noviembre de 2024* |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados. El documento en juegos localizados. | 01 de septiembre de 2024 |
| El documento expedido para el cobro de peajes. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. | 01 de octubre de 2024 |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos. La boleta de ingreso a cine. | 01 de noviembre de 2024 |
*Fecha actualizada y modificada por la Resolución 000119 del 30 de julio de 2024
Contingencia
Los documentos equivalentes podrán expedirse de manera física en los casos que presenten inconvenientes tecnológicos en la generación y transmisión del documento equivalente electrónico, dicho soporte deberá dar cumplimiento a los requisitos señalados en los Artículos 19 y 20 de la Resolución 0001655 del 01 de noviembre de 2023 a excepción de los siguientes:
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT, del fabricante del software y el nombre del software.
- El código único de documento equivalente electrónico –CUDE-
- Código QR
- Firma digital del emisor
- Cumplimiento las condiciones dispuestas en el <<Anexo técnico documento equivalente electrónico>>
Una vez se subsane el evento de contingencia se deberá generar el documento equivalente electrónico.
En caso de cometer un error, ¿Cómo se puede corregir el documento una vez se ha transmitido?
Al ser un documento electrónico no se puede eliminar o anular, para enmendar el error se debe aplicar una nota de ajuste al documento equivalente electrónico, por supuesto también deberá contar con la respectiva validación ante la DIAN.
El documento deberá estar denominado expresamente como nota de ajuste del documento equivalente electrónico, contar con el número consecutivo, CUDE, fecha de generación, datos de identificación del vendedor o de quien presta el servicio, valor total de la operación, calidad del contribuyente y firma digital del emisor.
Proceso del documento equivalente electrónico
| Habilitación | Funcionalidad: documento equivalente electrónico Debe ser realizado antes de la fecha máxima de implementación |
| Autorización de rangos de facturación | Solicitud de autorización de rangos de facturación |
| Generación | Estructurar la información que contendrá el documento electrónico y las notas de ajuste. |
| Transmisión | Transmitir documento por documento; documento equivalente electrónico y notas de ajuste. |
| Validación | Verificación del documento en cuanto a las reglas de validación, posteriormente genera, firma, almacena y remite el mensaje de validación |
| Expedición | Con la entrega del adquiriente en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: <<Documento validado por la DIAN>>, incluidos en el contenedor electrónico, en el momento de la operación, al correo informado por este. |
En caso que existan rangos de numeración autorizados para la expedición del tiquete P.O.S. no electrónico, deberán ser inhabilitados y el sujeto previamente solicitará una autorización para ser utilizada en la generación de documentos equivalentes electrónicos.
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Para conocer los requisitos del documento equivalente electrónico da clic en el siguiente botón:
Es importante destacar que el documento equivalente electrónico no se limita exclusivamente a la versión P.O.S., sino que también incluye otros, como la boleta de ingreso a cine, extracto, transporte de pasajeros y demás. Si deseas explorar en detalle todas las variantes de documentos equivalentes, te invitamos a consultar la Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023.
Fuente:
Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023
Resolución 000008 del 31 de enero de 2024
Resolución 000119 del 30 de julio de 2024
Realizado por:
John Nossa
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